Seminarky.cz > Studijní podklady > Zápisky z přednášek > > Manipulace s písemnostmi

Manipulace s písemnostmi

Kategorie: Služby

Typ práce: Zápisky z přednášek

Škola: nezadáno/škola není v seznamu

Charakteristika: Manipulace s písemnostmi - spisový řád (kdo je pověřen vybíráním písemností z poštovní přihrádky na poště, kde se soustřeďují došlé písemnosti, které písemnosti se zapisují, kdy se předkládají došlé písemnosti k nahlédnutí vedoucímu, jak se přidělují písemnosti jednotlivým zaměstnancům k vyřízení, jak formálně upravovat jednotlivé druhy písemností, kdy se předkládají písemnosti k podpisu vedoucímu, kde se soustřeďují písemnosti k odeslání, jakými způsoby se písemnosti odesílají, jak se písemnosti ukládají, archivují a vyřazují). Příjem a zapisování písemností - uvádí se (pořadové číslo písemnosti, datum jejího příchodu, název odesílatele, stručný obsah dopisu, jméno z-nce, který bude písemnost vyřizovat, termín vyřízení určený odesílatelem). Přidělování písemností k vyřízení - jak se dělí (zvlášť předkládají dopisy, které si bude vedoucí pravděpodobně vyřizovat sám, do dalších desek dávají dopisy, k jejichž vyřízení bude dávat vedoucí nějaký pokyn, do dalších desek dávají dopisy, které už samy vyřídily, v dalších deskách jsou dopisy, které vezme vedoucí pouze na vědomí). Vyřizování písemností - zásady (dopisy, které nevyžadují zvl.přípravy, by se měly vyřizovat ihned, tj.týž den, kdy byly přiděleny k vyřízení, dopisy, u nichž pisatel žádá odpověď obratem, by měly být vyřízeny druhý den po doručení písem., a to telefonem, faxem, příp. potvrzeny dopisem, pokud je z dopisu zřejmé, že pisatel potřebuje odpověď k dalšímu zpracování, měl by se vyřídit do 3 dnů, složitější dopisy by měly být vyřízeny do týdne, nelze-li písem. vyřídit ve výše uvedených lhůtách nebo ve lhůtě stanovené pisatelem dopisu, je třeba o tom pisatele informovat a uvést i důvod prodlení), lhůty plnění ve smlouvách, obchodní zákoník § 415 (termínem „začátkem období“ se rozumí prvních 10 dnů tohoto období, termínem „v polovině měsíce“ se rozumí od 10. do 20. dne měsíce, termínem „v polovině čtvrtletí“ se rozumí 2. měsíc čtvrtletí, termínem „koncem období“ se rozumí posledních 10 dnů období, termínem „ihned“ se rozumí u potravit a surovin do 2 dnů, u strojírenských výrobků do 10 dnů, u ostatního zboží do 5 dnů). Podepisování písemností - pravidla (řadový zaměstnanec může podepisovat písemnosti jen v mezích své pravomoci nebo se souhlasem svého nadřízeného, referent podepisuje ty písemnosti, které mají přípravnou povahu a neobsahují žádá rozhodnutí, vedoucí oddělení podepisuje běžná rozhodnutí, která nepřesahují pravomoc jeho útvaru, vedoucí odboru podepisuje důležitá, nikoliv však zásadní rozhodnutí, náměstek ředitele podepisuje důležitá rozhodnutí, která však nejsou vyhrazena pouze řediteli - může je však podepisovat v nepřítomnosti ředitele, pokud je k tomu oprávnění, ředitel podepisuje jen písemnosti zásadního charakteru, které si k podpisu vyhradil). Odesílání písemností - údaje (datum odeslání, název adresáta, stručný obsah dopisu, název oddělení, které dopis odesílá, způsob odeslání (doporučeně, dodejka)). Hrazení poštovného - poštovné paušálováno, poštovné úvěrováno. Výše poštovného. Druhy poštovních zásilek - základní služby (obyčejné standardní psaní, obyčejné psaní, doporučené psaní, cenné psaní, obyčejný balík, doporučený balík), doplňkové služby k základním službám (dodejka, do vlastních rukou, dobírka, udaná cena). Poštovní poukázky - poukázka A, G, B, C a D. Ukládání a vyřazování písemností - písemnosti pro firmu důležité, pro firmu nedůležité. Směrnice pro archivování a skartování - skartační znaky (A, V, S).

Obsah

1.
Manipulace s písemnostmi
2.
Příjem a zapisování písemností
3.
Přidělování písemností k vyřízení
4.
Vyřizování písemností
5.
Podepisování písemností
6.
Odesílání písemností
7.
Hrazení poštovného. Výše poštovného
8.
Druhy poštovních zásilek
9.
Poštovní poukázky
10.
Směrnice pro archivování a skartování - skartační znaky (A, V, S).

Úryvek

"Příjem a zapisování písemností
- u malých a středních firem se došlé písemnosti soustřeďují v sekretariátu ředitele, kde se zapisují
- u velkých firem v podatelně
- došlé písem.přejímá z-nec, který má k tomu oprávnění, pokud má firma poštovní přihrádku P.O.BOX, tak se písem. potvrzují v poštovní odnášecí knize
- došlé písem. pověřený z-nec roztřídí na soukromé (předávají se neotevřené adresátovi) a firemní. U soukromých písemností je na 1. místě v adrese jméno z-nce, pak název firmy. U dopisu firemního je na 1.místě název firmy.
- otevřené dopisy se zkontrolují, zda patří firmě a mají uvedený počet příloh, opatří se prezentačním (podacím) razítkem (razítko obsahuje název firmy, datum dodání, počet příloh a jméno z-nce, který bude písem. yřizovat)
- důležité písem. se zapíší do podací knihy, hledisko důležitosi se posuzuje podle obsahu dopisu. Spisový řád by měl vymezit, které písem. se budou zapisovat. Při zapisování důležitých písemností se uvádí:
• pořadové číslo písemnosti
• datum jejího příchodu
• název odesílatele
• stručný obsah dopisu
• jméno z-nce, který bude písemnost vyřizovat
• termín vyřízení určený odesílatelem
Přidělování písemností k vyřízení
Zapsané písemnosti předkládá sekretářka vedoucímu. Začínající sekretářka předloží svému vedoucímu všechny došlé dopisy, aby rozhodl, kdo je bude vyřizovat. Zkušená sekretářka již předem v dopisech podtrhá důležité věci, jednoduché dopisy přidělí zaměstnancům k vyřízení, některé sama vyřídí. Pokud je vedoucí zvyklý psát na dopisy pokyny k vyřízení, může mu usnadnit práci tím, že se rozmnoží tzv. pokynové lístky, na kterých budou všechny možnosti pokynů, kterých vedoucí používá. Tyto lístky pak přiloží ke každému dopisu a vedoucí jen zaškrtne příslušný pokyn.
Zkušené sekretářky předkládají došlou postu v několika deskách, a to:
• zvlášť předkládají dopisy, které si bude vedoucí pravděpodobně vyřizovat sám,
• do dalších desek dávají dopisy, k jejichž vyřízení bude dávat vedoucí nějaký pokyn,
• do dalších desek dávají dopisy, které už samy vyřídily,
• v dalších deskách jsou dopisy, které vezme vedoucí pouze na vědomí."

Vlastnosti

Náhled

STÁHNOUT PRÁCI

  1. SMS platba (ČR) 15 Kč

    Platba prostřednictvím brány mobilního operátora. Pro započetí platebního procesu prosím vyplňte kontrolní kód a stiskněte tlačítko "Zaplatit"

    Po proběhnutí platby budete přesměrováni zpět na tuto stránku, kde najdete odkaz ke stažení práce.


    V případě potíží s realizací platby se neváhejte obrátit na infolinku poskytovatele služby, společnost Advanced Telecom Services s.r.o., na čísle +420 776 999 199

    Nápověda pro zákazníky Telefónica O2:

    1. Vyplňte Vaše číslo na mobil, zvolte jako operátora Telefónica O2 a klikněte na POTVRDIT.
    2. Zobrazí se Vám informace, že SMS byla odeslána.
    3. Na mobilní telefon Vám bude doručena SMS zpráva s odkazem.
    4. Klikněte na odkaz v SMS zprávě, budete propojeni na platební bránu společnosti Telefónica O2. Zde potvrďte platbu.
    5. Na internetu se zobrazí výsledek proběhlé platby.
    Pro úspěšnou realizaci platby je nutné mít aktivní službu „O2 platba“. Služba je většinou aktivní automaticky, takže není třeba nejdřív nic aktivovat.

    Nápověda pro zákazníky Vodafone:

    1. Vyplňte Vaše číslo na mobil, zvolte jako operátora Vodafone a klikněte na POTVRDIT.
    2. Dojde k přesměrování na Vodafone portál.
    3. Potvrďte Vaše mobilní číslo kliknutím na DALŠÍ. .
    4. Na Váš mobilní telefon přijde SMS zpráva s kódem.
    5. Zadejte tento kód do formuláře, klikněte na OK.
    6. Objeví se Vám údaje o platbě, kterou potvrďte kliknutím na POKRAČOVAT.
    7. V té chvíli proběhne platba, o jejímž výsledku Vás informuje došlá SMS zpráva.
    Pro úspěšnou realizaci platby je nutné mít aktivní službu „M-peněženka“. Služba je většinou aktivní automaticky, takže není třeba nejdřív nic aktivovat.

    Nápověda pro zákazníky T-mobile:

    1. Vyplňte Vaše číslo na mobil, zvolte jako operátora T-mobile a klikněte na POTVRDIT.
    2. Dojde k přesměrování na T-mobile portál, potvrďte zde svůj souhlas s podmínkami platby.
    3. Pokud máte na T-zones účet, přihlaste se a pokračujte bodem 7.
    4. Pokud účet na T-zones nemáte, vepište do formuláře svoje mobilní číslo a klikněte na ODESLAT ČÍSLO.
    5. Přijde Vám SMS zpráva s kódem.
    6. Vepište kód jako heslo do formuláře a klikněte na PŘIHLÁSIT.
    7. Objeví se Vám údaje o platbě, které potvrďte kliknutím na tlačítko ZAPLATIT.
    8. V té chvíli proběhne platba, o jejímž výsledku Vás informuje došlá SMS zpráva.
    Pro úspěšnou realizaci platby je nutné mít aktivní službu „M-platba“. Služba je většinou aktivní automaticky, takže není třeba nejdřív nic aktivovat.
  2. Platit kartou 15 Kč

    Platba kartou. Pro započetí platebního procesu prosím vyplňte kontrolní kód a stiskněte tlačítko "Zaplatit"

    Po proběhnutí platby budete přesměrováni zpět na tuto stránku, kde najdete odkaz ke stažení práce.


    Po odeslání kontrolního kódu budete přesměrováni do platební brány GP webpay, kde zadáte údaje potřebné pro platbu. Platbu dokončíte stisknutím tlačítka "ZAPLATIT".

    Akceptované karty: VISA, VISA Electron, V PAY, MasterCard, Maestro.

  3. Koupit za kredity - 10 Kč >>> ZVÝHODNĚNÁ CENA!
    Jedním stiskem tlačítka, obratem a za výhodnou cenu!
    JEN PRO REGISTROVANÉ UŽIVATELE
    Cena za stažení je pouze 180 kreditů (=10Kč).
  4. Platit převodem z ČSOB a Poštovní spořitelny, službou PaySec 10 Kč >>> ZVÝHODNĚNÁ CENA!
    Rychle, bezpečně a pohodlně.
    Zaplatit za tuto práci přes PaySec >>> Kliknutí na odkaz Vás přesměruje do platebního rozhraní
    Kliknutím na ikonku Vás přesměrujeme do platebního systému, kde si vyberete převod z ČSOB, Poštovní spořitelny nebo platbu PaySec
  5. SMS platba (Slovensko) - 0,60€
    Stahovací kód k této práci získáte do několika minut se službou mobilního operátora Premium Rate SMS.
    Zašlete SMS zprávu ve tvaru: SEMmezera6207
    - na telefonní číslo: 8877
    Cena jedné SMS je 0,60€ včetně DPH. Pro využití SMS platby je třeba mít aktivovanou službu Premium Rate SMS. Službu technicky zajišťuje Advanced Telecom Services, s. r. o.
    SMS musí být ve formátu TEXT, bez diakritiky a bez formátování (tj. základní velikost a typ písma). Stahovací kód je použitelný pouze pro tuto práci a je platný až do uzavření okna internetového prohlížeče.
    Stahovací kód přijde obratem na mobil, je platný 24 hodin a lze jej zadat celkem dvakrát.
    Pro stažení této práce zadejte stahovací kód (bez uvozovek):


Důležité informace: Provedením mobilní platby, odesláním SMS, platbou kredity, platbou kartou, PaySecem nebo převodem z účtu souhlasíte s Podmínkami stahování.
Veškeré informace o platbách si můžete přečíst zde.
Máte při placení nebo stahování práce problém? Odpovědi na časté problémy najdete zde nebo kontaktujte naší podporu.

Diskuse